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Conditions générales de vente :
1. Objet Sarl ARVA édite et exploite une solution nommée « Huboo » (ci-après dénommée la « Solution ») à travers laquelle elle propose à des entreprises (les « Clients ») et à leurs employés (les « Utilisateurs ») divers services (les « Modules » ou « Services ») pour exploiter un établissement hôtelier : gestion du personnel (pointage, planning, préparation de la paie...) , gestion des groupes, gestions haccp, suivi des problèmes techniques et d'autres modules (nouveaux, modifiés). La Solution est accessible à ses utilisateurs en mode « Software as a Service » (SaaS) sur le site internet www.huboo.fr (le « Site »). Les présentes conditions générales ont pour objet de définir les modalités et conditions d’utilisation de la Solution et des Services ainsi que de définir les droits et obligations des parties dans ce cadre (les « Conditions Générales »). Elles sont accessibles et imprimables à tout moment par un lien direct en bas de page du Site et dans la Solution rubrique abonnement. Elles peuvent être complétées le cas échéant par des conditions d’utilisation particulières à certains Services, lesquelles complètent les présentes conditions générales et, en cas de contradiction, prévalent sur ces dernières. 2. Exploitant de la Solution et des Services, contact La Solution et les Modules sont crées et exploités par sarl ARVA, immatriculée au RCS de Versailles sous le n° de SIREN 491 169 876, dont le siège social est situé 6 rond point Laurent Schwartz ZA Pariwest 78310 Maurepas. Sarl ARVA peut être contactée aux coordonnées suivantes : Adresse mail : huboo@mediasmarket.com 3. Accès à l’Application et aux Modules/Services 3.1 Capacité juridique La Solution et les Services sont accessibles : A toute personne physique disposant de la pleine capacité juridique pour s’engager au titre des présentes Conditions Générales. La personne physique qui ne dispose pas de la pleine capacité juridique ne peut accéder à la Solution et aux Services qu’avec l’accord de son représentant légal. A toute personne morale agissant par l’intermédiaire d’une personne physique disposant de la capacité juridique pour contracter au nom et pour le compte de la personne morale. 3.2 Solution et Services destinés aux professionnels La Solution et les Services s’adressent exclusivement aux professionnels, entendus comme toutes personnes physiques ou morales exerçant une activité rémunérée de façon non occasionnelle dans tous les secteurs d’activité de l’industrie et du commerce et en particulier l'hôtellerie. 4. Acceptation des Conditions Générales L’acceptation des présentes Conditions Générales par le Client est matérialisée par une case à cocher dans le formulaire de demande d’inscription. Cette acceptation ne peut être que pleine et entière. Toute adhésion sous réserve est considérée comme nulle et non avenue. Le Client qui n’accepte pas d’être lié par les présentes Conditions Générales ne doit pas accéder à la Solution ni utiliser les Services. 5. Description de la Solution et des Services/Modules Le Client et les Utilisateurs disposent d’une messagerie leur permettant d’échanger entre eux via la Solution (la « Messagerie »). 5.1 Le Client Le Client a notamment accès aux Services qui suivent, sous une forme et selon les fonctionnalités et moyens techniques que sarl ARVA juge les plus appropriés : Messagerie interne Pointage des heures / pointeuse Suivi des règles haccp (relevé de températures, suivi du plan de nettoyage...) Gestion des stocks de produits d'entretien Suivi technique Suivi des tâches de nettoyage Gestionnaire de groupe avec relance Gestion de la caisse Publication de planning Centre de ressources et documentation Gestion des dossiers salariés Élaboration des paies Suivi de listes Rappel important Check list de tâches Personnalisation de la solution Bien évidemment l'application étant en perpétuelle évolution, des modules/services pourront être ajoutés. Le client pourra ou non les ajouter à son abonnement. 5.2 L’Utilisateur L’Utilisateur a accès aux Services/modules définis par le client. Ces modules/services sont proposés sous une forme et selon les fonctionnalités et moyens techniques que sarl ARVA juge les plus appropriés. 5.3 Autres Services sarl ARVA se réserve la possibilité de proposer tout autre Service, à titre gratuit ou payant, qu’elle jugera utile, sous une forme et selon les fonctionnalités et moyens techniques qu’elle estimera les plus appropriés pour rendre lesdits Services. 6. Durée Toutes les formules proposées sont « sans engagement » de durée. L’Abonnement débute au jour de sa souscription pour un période initiale allant jusqu'à la fin du mois d'après. Il se renouvelle ensuite tacitement pour des périodes successives d'1 mois calendaire sauf si l'Abonnement est dénoncé par le client 1 (un) jour avant la fin de la période en cours. L'Abonnement pourra être résilié par le Client, sans qu’il n’ait à justifier de motif, par email ou via la Solution. 7. Licence d’utilisation de la Solution 7.1 Étendue de la licence sarl ARVA concède au Client et aux Utilisateurs, pour la durée prévue à l’article « Durée », une licence non exclusive, personnelle et non transmissible d’utilisation de la Solution, dans sa version existante à la date des présentes et dans toutes éventuelles versions à venir en mode SaaS, aux seules fins de la fourniture des Services. 7.2 Demande spécifique Toute demande de modification du paramétrage de la Solution et/ou d’ajout de nouveaux Services et/ou de nouveaux Utilisateurs et/ou de nouvelles fonctionnalités par le Client fera l’objet d’une commande spécifique. En cas d’accord des Parties sur les conditions, notamment financières, d’adaptation de la présente licence, celles-ci feront l’objet d’un devis. Conditions d’utilisation de la Solution La licence susvisée est consentie aux seules fins d’utilisation de la Solution par le Client, selon les modalités prévues aux présentes, pour ses propres besoins et par les seuls Utilisateurs. Le Client s’interdit et veillera à ce que les Utilisateurs s’interdisent, en conséquence de : Reproduire, arranger, adapter tout ou partie de la Solution ; Procéder à toute forme d’exploitation commerciale de la Solution auprès de tiers ; Céder, fournir, prêter, louer la Solution, en concéder des sous-licences ou autres droits d’usage, ou de manière plus générale, de communiquer à un tiers ou à une société affiliée tout ou partie de la Solution ; Intégrer tout ou partie de la Solution dans tout système informatique ou toute autre solution logicielle autres que ceux prévus dans le cadre du présent contrat ; Procéder à la télétransmission de la Solution, à sa mise en réseau, notamment sur internet, en-dehors du Site, ou à sa diffusion sous tout autre forme, sans autorisation écrite et préalable de sarl ARVA. Le droit d’utilisation n’est consenti au Client que sous réserve du paiement effectif intégral des prix convenus à l’article « Conditions financières ». 8. Accès à la Solution sarl ARVA ouvrira un compte au nom du Client, qui lui permet notamment de gérer son utilisation des Services et d’accéder à la Solution (le « Compte Client »). Il appartient au Client de créer des comptes aux Utilisateurs ayant accès à la Solution (le « Compte Utilisateur »), dans la limite du nombre maximum prévu dans l'abonnement. Afin de créer un Compte Utilisateur, le Client devra renseigner notamment l’adresse mail de l’Utilisateur. Ce dernier recevra un mail contenant un lien pour choisir un mot de passe pour accéder à Huboo. Il appartient également au Client de déterminer la nature des accès qui sont donnés aux Utilisateurs, ainsi que les données et informations auxquelles ils ont accès. Le Client est seul responsable du maintien par les Utilisateurs de la confidentialité de leurs identifiants de connexion et/ou mots de passe. Il s’engage à veiller à ce que les Utilisateurs ne permettent à aucun tiers de les utiliser à leur place ou pour leur compte, sauf à en supporter l’entière responsabilité. Il reconnaît expressément que tout utilisation de la Solution avec ces identifiants de connexion sera réputée avoir été effectuée par les Utilisateurs correspondants. Le Client s’engage à contacter sans délai sarl ARVA, par tout moyen écrit utile et notamment par mail, s’il apparaît qu’un Compte Utilisateur a été utilisé à l’insu de son Utilisateur. Lorsque les Comptes Utilisateurs ont été ouverts, les Utilisateurs ont accès à un espace personnel qui leur permet de gérer leur utilisation de la Solution et des Services. 9. Maintenance de la Solution et support technique 9.1 Maintenance corrective La maintenance corrective a pour objet de corriger, pendant la durée du contrat, les anomalies relevées sur la Solution entendues comme un bug ou dysfonctionnement de celles-ci (ci-après : les « Anomalies »). Les Anomalies se répartissent en trois niveaux d'importances : «Élevée» : Anomalie rendant impossible l’utilisation de la Solution « Moyenne » : Anomalie diminuant l’utilisation de la Solution en empêchant l’utilisation de certaines fonctionnalités essentielles « Faible » : Anomalie mettant le Client dans l’impossibilité d’utiliser certaines fonctionnalités partiellement ou totalement Le Client pourra signaler à Huboo toutes Anomalies par email à l’adresse de contact suivante : huboo@mediasmarket.com ou par l’intermédiaire de la Solution « Signaler un bug ». Le Client s’efforcera de donner le maximum d’informations, notamment les difficultés rencontrées et les circonstances dans lesquelles elles sont intervenues, de nature à permettre à sarl ARVA de caractériser l’incident. Dès réception du message, Huboo procédera au diagnostic de l’Anomalie, en vérifiant l'origine du problème. Le suivi de celui-ci sera possible via la solution. Si la solution n'est pas accessible un mail sera envoyé au contact Client. Huboo s'engage à informer les clients dans les plus brefs délais et, en tous cas, dans un délai raisonnable. Si l’Anomalie a pour origine la Solution, sarl ARVA s’engage à mobiliser les moyens nécessaires pour la corriger dans les délais suivants : Anomalie d'une importance « Élevée » : entre 0h et 24 heures suivant la date du diagnostic ; Anomalie d'une importance «Moyenne» : entre 1 et 2 jours ouvrés suivant la date du diagnostic ; Anomalie d'une importance «Faible» : entre 2 et 4 jours ouvrés suivant la date du diagnostic. Ces délais s’effectuent dans le cadre des plages d’intervention de sarl ARVA à savoir entre 8h00 et 19h00 pendant les jours ouvrés. Un jour ouvré s’entend du lundi au vendredi hors jours fériés. Sachant que si le problème est qualifié de « très critique » une action corrective peut avoir lieu 7j/7, 24h/24. 9.2 Maintenance évolutive Huboo s’engage à faire bénéficier le Client, pendant la durée du contrat : de toutes améliorations des fonctionnalités de la Solution, en rapport avec son ergonomie, sa rapidité d’exécution ou son efficacité, et/ou de toutes révisions visant à introduire des extensions mineures de la Solution (ci-après : les « Mises à Jour ») ; de toutes modifications de la Solution et de la documentation y afférente par l’ajout de nouvelles fonctionnalités (ci-après : les « Nouvelles Versions »). La nature et la régularité de ces Mises à Jour et Nouvelles Versions seront laissées à la libre appréciation de Huboo. Les Mises à Jour pourront être effectuées automatiquement et sans information préalable, ce que le Client accepte expressément. 9.3 Support technique En dehors des Anomalies et pour toute question liée à l’utilisation de la Solution, Huboo assure un service de support technique à destination du Client, consistant en une assistance et un conseil. Le support technique est accessible par mail à huboo@mediasmarket.com de 8h à 19h du lundi au vendredi hors jours fériés. Huboo se réserve le droit de rappeler le client pour solutionner un éventuel problème. 10. Hébergement de la Solution sarl ARVA s’engage à assurer, dans les termes d’une obligation de moyens, l’hébergement de la Solution, ainsi que des données produites, saisies et échangées entre les Utilisateurs, conformément aux usages de la profession et à l’état de l’art, sur ses serveurs ou par l’intermédiaire d’un prestataire d’hébergement professionnel, et sur des serveurs situés en France. En cas de changement de prestataire d’hébergement, sarl ARVA s’engage à en aviser le Client dans les plus brefs délais, par tout moyen écrit utile. L’identité du nouvel hébergeur, ainsi que le lieu où ses serveurs seront situés, seront précisés dans l’Annexe 2, actualisée à cet effet. Dans le cadre de ce Service d’hébergement, sarl ARVA s’engage à fournir au Client des capacités de stockage et de traitement suffisantes pour l’exploitation de la Solution (données, historique...) et 30 méga octets pour le module « Ressources ». sarl ARVA s’engage à mettre en œuvre l’ensemble des moyens techniques, conformes à l’état de l’art, nécessaires pour assurer la sécurité et de l’accès à la Solution et aux Services, portant sur la protection et la surveillance des infrastructures, le contrôle de l’accès physique et/ou immatériel auxdites infrastructures, ainsi que sur la mise en œuvre des mesures de détection, de prévention et de récupération pour protéger les serveurs d’actes malveillants. sarl ARVA s’engage également à prendre toutes précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par les traitements automatisés de données mis en œuvre pour les besoins des Services, pour préserver la sécurité des données, et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. sarl ARVA s'engage à effectuer des sauvegardes au minimum 1 fois par 24h des bases de données. Sarl ARVA enforme le Client qu'il reste néanmoins responsable de la sauvegarde de ses documents et de ses données. 11. Garantie de niveau de service sarl ARVA s’engage à assurer la permanence, la continuité et la qualité de l’accès à la Solution et aux Services, ainsi que de l’exploitation de la Solution. A ce titre, sarl ARVA fera ses meilleurs efforts pour maintenir un accès à ses outils 24h/24h et 7j/7j et garantit la disponibilité des Services sauf cas de force majeure. Eu égard à la complexité d’Internet, l’inégalité des capacités des différents sous-réseaux, l’afflux à certaines heures des Utilisateurs de la Solution, aux différents goulots d’étranglement sur lesquels sarl ARVA n’a aucune maîtrise, la responsabilité de sarl ARVA sera limitée au fonctionnement de ses serveurs, dont les limites extérieures sont constituées par les points de raccordement. sarl ARVA ne saurait être tenu pour responsable (i) des vitesses d’accès à ses serveurs, (ii) des ralentissements externes à ses serveurs, et (iii) des mauvaises transmissions dues à une défaillance ou à un dysfonctionnement de ces réseaux. En cas de nécessité, sarl ARVA se réserve la possibilité de limiter ou de suspendre l’accès à la Solution et aux Services pour procéder à toute opération de maintenance de la Solution. Dans cette hypothèse, sarl ARVA s’engage à informer le Client au minimum 24 (vingt-quatre) heures à l’avance, par tous moyens utiles et notamment par message informatif général sur la page d’accueil de la Solution, de ces opérations de maintenance. sarl ARVA fera ses meilleurs efforts afin que lesdites opérations de maintenance n’excèdent pas huit (8) heures et s’effectuent en dehors des heures ouvrées, soit du lundi au vendredi de 8 heures à 19 heures, heure de Paris, France. La responsabilité de sarl ARVA ne saurait en aucun cas être engagée en cas de perte de données ou d’informations. En cas de panne hardware et/ou logicielle de ses équipements, sarl ARVA s’engage à mettre en œuvre tous les moyens nécessaires au rétablissement de l’accès à la Solution et aux Services dans les plus brefs délais et à ses frais. Le Client reconnaît et accepte que la présente garantie de niveau de service ne couvre pas toute panne ou interruption de la Solution intervenant du fait des opérateurs télécoms ou fournisseurs d’accès à internet. En tout état de cause, il est expressément convenu entre les Parties que la violation de tout engagement prévu au présent article ne pourra en aucun cas être sanctionnée par la rupture du contrat et sa responsabilité sera limitée dans les conditions prévues ci-après à l’article « Obligations et Responsabilité de Huboo». 12. Conditions financières 12.1 Prix En contrepartie de la licence d’utilisation de la Solution et des Services prévus aux présentes, le Client s’engage à verser à sarl ARVA le prix indiqué lors de la souscription. Il est exprimé en Euros, taxes françaises non comprises (le « Prix »). Le prix total payé par mois par le client sera calculé sur la base de deux éléments : du nombre d’établissements et si l'option « paie » est activée, le nombre d'employés actifs au sein de chaque établissement. Lorsque l'abonnement débute en cours de mois, il sera facturé au prorata temporis. Des frais d'installation forfaitaires sont facturés et seront intégrés à la première facture. 12.2 Facturation et modalités de paiement Les prix et frais visés ci-dessus font l’objet de factures mensuelles. Le Client pourra accéder à ses factures via la Solution. Les factures seront réglées par le Client par le moyen de paiement choisi parmi ceux proposés. Sarl ARVA ne conserve aucune coordonnée bancaire. Le Client s’engage à prendre les mesures nécessaires afin de payer les factures avant le début de chaque période de consommation du service. 12.3 Retards et défauts de paiement Le Client est informé et accepte expressément que tout retard de paiement de tout ou partie d’une somme due à sarl ARVA à son échéance entraînera automatiquement, et dès le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture : La déchéance du terme de l’ensemble des sommes dues par le Client et leur exigibilité immédiate, quelles que soient les modalités de règlement qui avaient été prévues ; La suspension immédiate des Services et de l’accès à la Solution jusqu’au complet paiement de l’intégralité des sommes dues ; La facturation au profit de sarl ARVA d’un intérêt de retard, dû par le seul fait de l’échéance du terme contractuel, au taux de 3 (trois) fois le taux d’intérêt légal, assis sur le montant de la créance non réglée à l’échéance et d’une indemnité forfaitaire de 60 (soixante) euros au titre des frais de recouvrement, sans préjudice d’une indemnisation complémentaire si les frais de recouvrement effectivement exposés sont supérieurs à ce montant. 13. Convention de preuve Le Client reconnaît et accepte expressément : que les données recueillies sur la Solution et les équipements informatiques de sarl ARVA font foi de la réalité des opérations intervenues dans le cadre des présentes, que ces données constituent le principal mode de preuve admis entre les parties. 14. Obligations et garanties du Client Sans préjudice des autres obligations prévues aux présentes, le Client s’engage à respecter les obligations qui suivent : Le Client s’engage à fournir à sarl ARVA tous les documents, éléments, données et informations nécessaires à la réalisation des obligations de cette dernière au titre du présent contrat. Plus généralement le Client s’engage à coopérer activement avec sarl ARVA en vue de la bonne exécution du présent contrat et à l’informer de toutes difficultés liées à cette exécution. Le Client déclare avoir reçu de sarl ARVA , préalablement à la signature des présentes, tous conseils, instructions et précisions qui lui sont nécessaires pour souscrire au présent contrat en toute connaissance de cause, qu’il dispose ainsi d’une connaissance suffisante des caractéristiques et des fonctionnalités de la Solution, et qu’il a, préalablement aux présentes, suffisamment échangé avec sarl ARVA pour s’assurer que le service de mise à disposition de la Solution en mode SaaS correspond à ses attentes, besoins et contraintes. Le Client s’engage à informer les Utilisateurs de l’existence de la Solution, ainsi qu’à leur fournir toutes informations utiles pour leur permettre une bonne utilisation de celle-ci et faciliter leur accès. Le Client s’engage, dans son usage de la Solution et des Services, à respecter les lois et règlements en vigueur et à ne pas porter atteinte aux droits de tiers ou à l’ordre public. Il s’engage à veiller au respect des obligations figurant au présent contrat par les Utilisateurs. Il se porte garant contre toute mauvaise utilisation, utilisation non conforme ou illicite, que les Utilisateurs pourront faire de la Solution, notamment contre les atteintes aux lois et règlements en vigueur. Le Client est ainsi exclusivement responsable de la mise en place de toutes procédures destinées à prévenir ou à réparer la commission de tels actes. Le Client est seul responsable du bon accomplissement de toutes les formalités notamment administratives, fiscales et/ ou sociales et de tous les paiements de cotisations, taxes ou impôts de toutes natures qui lui incombent le cas échéant en relation avec son utilisation de la Solution et des Services. La responsabilité de sarl ARVA ne pourra en aucun cas être engagée à ce titre. Le Client est seul responsable de son utilisation de la Solution et des Services, et plus particulièrement : (i) de l’utilisation de la Solution et des Services par les Utilisateurs eux-mêmes dont il se porte garant, ainsi que (ii) des relations pouvant naître entre lui, les Utilisateurs et les tiers, notamment tous différends ou litiges ayant pour cause ou origine l’utilisation de la Solution et des Services. La responsabilité de sarl ARVA ne pourra en aucun cas être engagée à ce titre. Il appartient par ailleurs au Client d’alerter sarl ARVA de toute attaque, menace potentielle ou tentative d’intrusion de tiers dans les Comptes des Utilisateurs. Le Client est informé et accepte que l’utilisation de la Solution et la mise en œuvre des Services nécessitent qu’il soit connecté à internet et que la qualité des Services dépend directement de cette connexion, dont il est seul responsable. Le Client s’interdit, en son nom et au nom des Utilisateurs de monnayer, céder, concéder ou transférer tout ou partie de ses droits ou obligations au titre des présentes à un quelconque tiers, y compris si ce tiers a un lien direct ou indirect avec le Client ou l’un des Utilisateurs, de quelque manière que ce soit. Le Client garantit sarl ARVA contre toutes plaintes, réclamations, actions et/ou revendications quelconques qu’elle pourrait subir du fait de la violation, par le Client de l’une quelconque de ses obligations aux termes du présent contrat. Le Client s’engage à payer sarl ARVA tous les frais, charges et/ou condamnations qu’il pourrait avoir à supporter de ce fait. 15. Obligations et responsabilité de sarl ARVA Sans préjudice des autres obligations prévues au contrat, sarl ARVA s’engage à respecter les obligations qui suivent : sarl ARVA s’engage à exécuter ses obligations au titre du présent contrat avec diligence et selon les règles de l’art, étant précisé qu’il pèse sur elle une obligation de moyens, à l’exclusion de toute obligation de résultat, sous réserve des dispositions de l’article « Garantie de niveau de service » ce que le Client reconnaît et accepte expressément. sarl ARVA s’engage à faire ses meilleurs efforts pour assurer la sécurité de la Solution et maintenir la confidentialité des données saisies, produites et échangées entre les Utilisateurs, du Compte Client et des Comptes Utilisateurs. Elle garantit l’exclusivité d’accès des Utilisateurs à leurs Comptes Utilisateurs et s’interdit d’en communiquer le contenu à tout tiers. Toutefois, sarl ARVA ne saurait être tenu responsable de tout manque de vigilance de la part des Utilisateurs dans le maintien de la confidentialité de leur identifiant et de leur mot de passe. sarl ARVA s’engage à n’utiliser les informations, documents, données et plus généralement tous les éléments qui pourront lui être transmis dans le cadre des présentes qu’aux fins d’exécution des présentes et à ne pas les diffuser ou partager avec quelque tiers que ce soit, sauf demande ou accord exprès du Client. Elle garantit au Client la parfaite conservation de ces documents, éléments, données et informations pendant la durée des présentes et s’engage à les détruire ou à les restituer au Client, sur demande de celui-ci, à la fin des présentes. sarl ARVA certifie qu’il est titulaire d’une police d’assurance garantissant sa responsabilité civile professionnelle. Il s’engage à maintenir en vigueur cette police d’assurance pendant la durée du présent contrat. L’intervention de sarl ARVA est limitée à la seule fourniture des Services, à l’exclusion de tous autres. A ce titre, le Client reconnaît et accepte que les Services lui sont fournis personnellement, sarl ARVA n’intervenant en aucun cas dans les relations entre le Client et les Utilisateurs ou tout autre tiers, n’entretenant aucune relation avec ceux-ci et ne leur fournissant aucun service. Le Client s’oblige à mettre sarl ARVA hors de cause dans tous différends ou litiges entre lesdites personnes et à faire son affaire personnelle de leur résolution. Les Services définis aux présentes sont fournies par sarl ARVA telles quelles et sans garantie d’aucune sorte, expresse ou implicite. Sarl ARVA ne garantit notamment pas au Client (i) que la Solution et les Services, soumis à une recherche constante pour en améliorer notamment la performance et le progrès, seront totalement exempts d’erreurs, de vices ou défauts, (ii) que la Solution et les Services, étant standards et nullement proposés à la seule intention du Client en fonction de ses propres contraintes personnelles, répondront spécifiquement à ses besoins et attentes. sarl ARVA s’engage à procéder régulièrement à des contrôles afin de vérifier le fonctionnement et l’accessibilité de la Solution. A ce titre, sarl ARVA se réserve la faculté d’interrompre momentanément l’accès à la Solution pour des raisons de maintenance programmée. De même, sarl ARVA ne saurait être tenue responsable des difficultés ou impossibilités momentanées d’accès à la Solution qui auraient pour origine des circonstances qui lui sont extérieures, la force majeure, ou encore qui seraient dues à des perturbations des réseaux de télécommunication. En tout état de cause, la responsabilité susceptible d’être encourue par sarl ARVA au titre des présentes ne pourra porter que sur les dommages directs subis par le Client ou les Utilisateurs et sera expressément limitée au montant total du prix perçu par sarl ARVA pendant les 12 (douze) mois précédant le fait générateur de responsabilité. 16. Propriété intellectuelle Le Client reconnaît de convention expresse que le présent contrat ne lui confère aucun droit de propriété intellectuelle sur la Solution, qui demeure la propriété exclusive de sarl ARVA. Le Client ne dispose que d’une licence d’utilisation de la Solution dans les conditions définies aux présentes. En conséquence, tous désassemblages, décompilations, décryptages, extractions, réutilisations, copies et plus généralement tous actes de reproduction, représentation, diffusion et utilisation de l’un quelconque des éléments composant la Solution, en tout ou en partie, sans l’autorisation de sarl ARVA, sont strictement interdits et pourront faire l’objet de poursuites judiciaires. 17. Confidentialité Chacune des Parties s’engage à garder strictement confidentiels tous les documents et informations de nature juridique, commerciale, industrielle, stratégique, technique ou financière relatifs à l’autre Partie ou détenus par celle-ci dont elle aurait eu connaissance à l’occasion de la conclusion et de l’exécution du présent contrat et à ne pas les divulguer sans l’accord écrit préalable de l’autre Partie. Cette obligation ne s’étend pas aux documents et informations : dont la Partie qui les reçoit avait déjà connaissance ; déjà publics lors de leur communication ou qui le deviendraient sans violation du présent accord ; qui auraient été reçus d’un tiers de manière licite ; dont la communication serait exigée par les autorités judiciaires, en application des lois et règlements ou en vue d’établir les droits d’une Partie au titre du présent contrat. Cette obligation de confidentialité s’étend à l’ensemble des employés, collaborateurs, stagiaires, dirigeants et mandataires des Parties ainsi qu’à leurs conseils affiliés et cocontractants, auxquels ne pourront être transmis des documents ou informations confidentielles que s’ils sont tenus à la même obligation de confidentialité que celle prévue aux présentes. Celle-ci continuera à produire ses effets pendant les 5 (cinq) ans suivant la fin des relations entre les Parties. 18. Données à caractère personnel 18.1 Dispositions générales Les parties s’engagent, chacune pour ce qui la concerne, à se conformer à toutes les obligations légales et réglementaires qui leur incombent en matière de protection des données à caractère personnel, notamment la loi 78-17 du 6 janvier 1978 dans sa dernière version modifiée dite Loi Informatique et Libertés et le règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après ensemble la « Réglementation applicable »). Aux fins de gestion de la relation contractuelle entre les parties, chaque partie traite les données à caractère personnel de ses interlocuteurs chez l’autre partie en qualité de responsable de traitement au sens de la Réglementation applicable, et ce pour la durée des présentes Conditions Générales. Ce traitement est nécessaire à la bonne exécution des Conditions Générales et ne concerne que des données d’identification (notamment nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone) des interlocuteurs. Ces données sont conservées pendant la durée strictement nécessaire à la gestion des relations contractuelles entre les parties. Le personnel des parties, leurs services chargés du contrôle et leurs sous-traitants pourront avoir accès aux données à caractère personnel collectées. Ce traitement pourra donner lieu à l’exercice par les interlocuteurs des parties de leurs droits prévues par la Réglementation applicable, à savoir : (i) d’obtenir la communication et, le cas échéant, la rectification ou la suppression des données les concernant, (ii) de demander l’effacement ou la limitation du traitement, (iii) de s’opposer au traitement pour des motifs légitimes, (iv) de demander la portabilité des données les concernant, afin de les récupérer et de les conserver, et (v) d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente. 18.2. Traitements des données personnelles par sarl ARVA en tant que sous-traitant - Description du traitement sous-traité Dans le cadre des Services, sarl ARVA est amené à traiter des données à caractère personnel au nom et pour le compte du Client en qualité de sous-traitant, tandis que le Client, lui, agit en qualité de responsable de traitement au sens de la Réglementation applicable. Les caractéristiques des traitements sont décrites en Annexe 1 des présentes Conditions Générales. - Obligations de sarl ARVA vis-à-vis du Client - Traitement des données : sarl ARVA s’engage à ne traiter les données à caractère personnel qu’aux fins des finalités listées à l’Annexe 1 et conformément aux instructions documentées du Client. sarl ARVA s’engage à informer le Client si, selon lui, une instruction constitue une violation de la Réglementation applicable. - Sécurité et confidentialité des données : sarl ARVA s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et l’intégrité des données à caractère personnel, leur sauvegarde ainsi que le rétablissement de leur disponibilité en cas d’incident physique ou technique. sarl ARVA veille également à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel soient soumises à l’obligation d’en préserver la confidentialité. - Autres sous-traitants : sarl ARVA est autorisé à faire appel à des sous-traitants (le « Sous-traitant ultérieur ») pour mener des activités de traitement spécifiques. Liste des sous-traitants actuels : OVH / Hébergeur / France Le ou les nouveaux Sous-traitants seront tenu de respecter les obligations des présentes Conditions Générales pour le compte et selon les instructions du Client. Il appartient à sarl ARVA de s’assurer que le Sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences de la Réglementation applicable. - Transfert de données à caractère personnel hors de l’Union européenne : sarl ARVA est autorisé à transférer les données à caractère personnel traitées dans le cadre des présentes Conditions Générales vers des pays situés hors de l’Union européenne, sous réserve de la mise en place de garanties appropriées telles que définies au Chapitre V du règlement précité. - Assistance et Fourniture d’informations : sarl ARVA s’engage à assister le Client et répondre dans les meilleurs délais à toute demande d’information lui étant adressée par le Client, que ce soit dans le cadre d’une analyse d’impact ou d’une demande présentée par les autorités de protection des données ou le délégué à la protection des données du Client. - Exercice des droits des personnes : Dans la mesure du possible, sarl ARVA s’engage à aider le Client à s'acquitter de son obligation de donner suite aux demandes dont les personnes concernées le saisissent en vue d'exercer leurs droits RGPD. Lorsque les demandes sont adressées directement à sarl ARVA, ce dernier doit adresser ces demandes au Client dans les meilleurs délais par courrier électronique. - Notification des violations de données à caractère personnel: sarl ARVA s’engage à notifier au Client, dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, toute violation des données à caractère personnel portant sur les traitements faisant l’objet des présentes Conditions Générales et à lui communiquer toute information et documentation utile relative à cette violation. - Sort des données : sarl ARVA s’engage à son choix, à supprimer les données à caractère personnel à l’expiration des Conditions Générales ou à les renvoyer au Client et à ne pas en conserver de copie, sauf si la Réglementation applicable l’exige. - Réutilisation des données par le Sous-traitant : Le Client autorise par les présentes sarl ARVA à traiter les données personnelles collectées dans le cadre des services (notamment les données de connexion et d’identification) aux fins d’amélioration des services de sarl ARVA, et notamment de réaliser des statistiques sur la façon dont la solution sarl ARVA est utilisée par les utilisateurs. sarl ARVA agit dans ce cadre en qualité de responsable de traitement au sens de la Réglementation applicable et s’engage à ce titre à respecter les dispositions légales sur la Protection des Données dans le cadre des traitements précités. - Obligations du Client vis-à vis de sarl ARVA : Le Client s’engage à : (a) fournir à sarl ARVA les données personnelles visées dans l’Annexe 1, à l’exclusion de toute donnée personnelle non pertinente, disproportionnée ou non nécessaire, et à l’exclusion de toute donnée « particulière » au sens de la Réglementation applicable, sauf si les traitements le justifient, à charge pour le Client d’établir ces justifications et de prendre toutes mesures, notamment d’information préalable, de recueil de consentement et de sécurité, appropriées pour de telles données particulières ; (b) collecter sous sa responsabilité, de manière licite, loyale et transparente, les données personnelles fournies à sarl ARVA, pour l’exécution de ses services, et en particulier, s’assurer de la base légale de cette collecte et de l’information due aux personnes concernées ; (c) tenir un registre des traitements et plus généralement, respecter les principes issus de la Réglementation applicable ; (d) veiller au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par la Réglementation applicable. 19. Intuitu personae Le présent contrat est réputé avoir été conclu en considération de la personne des Parties et de ce fait, celles-ci ne délégueront et ne céderont aucun des droits au titre du présent contrat, ni ne confieront à un tiers l’exécution de tout ou partie de leurs obligations, sans l’accord préalable et écrit de l’autre Partie. 20. Références commerciales Le Client autorise expressément sarl ARVA à faire usage de son nom, de sa marque de son logo et des références de son site internet, à titre de références commerciales, sur tout support et sous quelque forme que ce soit, pendant la durée du présent contrat et une période d’5 (cinq) ans aux termes de celui-ci. 21. Résolution pour manquement En cas de manquement par le Client ou l’Utilisateur à l’une quelconque de ses obligations au titre du présent contrat, celui-ci sera résolu de plein droit 15 (quinze) jours après réception par la le Client d’une mise en demeure, restée sans effet, par lettre recommandée avec accusé de réception, mentionnant l’intention de faire application de la présente clause, sans préjudice de tous dommages et intérêts qui pourront être réclamés au Client. 22. Force majeure Aucune partie ne pourra voir sa responsabilité engagée pour un défaut d’exécution de ses obligations contractuelles si ce défaut est dû à un événement indépendant de la volonté des parties et constitutif de force majeure, telle que définie à l’article 1218 du Code civil. Par force majeure, les parties conviennent notamment d’entendre la survenance d’un événement présentant les caractéristiques d’imprévisibilité et d’irrésistibilité habituellement reconnues par la loi et les tribunaux français ainsi que les grèves, activités terroristes, émeutes, insurrections, guerres, actions gouvernementales, épidémies, catastrophes naturelles ou défaut imputable à un prestataire tiers de télécommunication. La partie empêchée devra informer dans les meilleurs délais l’autre partie en indiquant la nature du cas de force majeure. Les parties se rapprocheront afin de déterminer ensemble les moyens les plus appropriés pour pallier, si possible, les conséquences du ou des événement(s) constitutif(s) de la force majeure. Si le cas de force majeure perdure plus d’1(un) mois, chaque partie pourra résilier le contrat, de plein droit, sans formalité judiciaire, sans préavis et sans droit à indemnités de quelque nature que ce soit, par l’envoi d’une lettre recommandée avec avis de réception ayant effet immédiat. Si, à la suite d’un cas de force majeure, la partie affectée est empêchée de remplir seulement une partie de ses obligations contractuelles, elle reste responsable de l’exécution des obligations qui ne sont pas affectées par le cas de force majeure ainsi que de ses obligations de paiement. Dès cessation du cas de force majeure, la partie empêchée doit informer immédiatement l’autre partie et reprendre l’exécution des obligations affectées dans un délai raisonnable. 23. Effets de la fin du contrat et réversibilité A la fin du présent contrat, pour quelque cause que ce soit, le Client devra cesser sans délai toute utilisation de la Solution et remettre à sarl ARVA tous programmes et documents relatifs à celle-ci. En cas de cessation du présent contrat, quelle qu’en soit la cause, sarl ARVA s’engage à restituer au Client l’ensemble des données que les Utilisateurs auront produites, saisies et échangées via la Solution, sous un format standard lisible sans difficulté dans un environnement équivalent. Il est entendu de convention expresse entre les Parties que sarl ARVA sera déchargé de son obligation de procéder aux prestations de réversibilités visées ci-dessus tant que le Client n’aura pas réglé l’intégralité des factures émises par sarl ARVA au titre de l’exécution des présentes. sarl ARVA s’engage à répondre à toute demande d’assistance du Client ou du prestataire qu’il aura choisi dans les 6 mois suivant la fin du présent contrat. sarl ARVA s’engage également à procéder à la destruction desdites données et informations et à ne pas conserver de copie. 24. Modifications sarl ARVA se réserve la faculté de modifier à tout moment les présentes conditions générales. Le Client sera informé de ces modifications par tout moyen utile au moins 15 (quinze) jours avant leur entrée en vigueur Les conditions générales modifiées s’appliqueront à compter du renouvellement de l‘Abonnement suivant leur entrée en vigueur. S’il n’accepte pas les conditions générales modifiées, il doit dénoncer le contrat selon les modalités prévues à l’article « Durée ». 25. Langue Dans l’hypothèse d’une traduction des présentes conditions générales dans une ou plusieurs langues, la langue d’interprétation sera la langue française en cas de contradiction ou de contestation sur la signification d’un terme ou d’une disposition. 26. Loi applicable et juridiction Le contrat est soumis au droit français et sera régi et interprété selon ce droit. Tout litige pouvant naître à l'occasion de sa validité, de son interprétation ou de son exécution sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de Paris (France). Annexe 1 – Données Personnelles Description du traitement des données effectué par sarl ARVA pour le compte du Client - Finalité du traitement de données à caractère personnel : Fournir les Services comprenant notamment la fourniture de la Solution permettant notamment optimisation de la planification du personnel et du traitement de la paie, contrôle du temps de travail, gestion administrative des dossiers collaborateurs - Nature des opérations de traitement : Collecte, enregistrement, organisation, structuration, conservation, utilisation, effacement, modification, destruction -Type de données à caractère personnel traitées : Données d'identification à la solution Données d'identité de la personne et relatives à son contrat Données relatives au temps de travail - Catégories de personnes concernées : Utilisateurs de la Solution - Durée du traitement : Durée des Conditions Générales (pendant la durée de l'abonnement) Annexe 2 - Mesures techniques et organisationnelles et sécurité des données sarl ARVA est une solution SaaS (mutualisée), le multi tenant s’effectue avec une ségrégation logique des données des Client à travers une couche d'authentification et d’autorisation par login/mot de passe. La gestion des permissions s’effectue à l’aide d'un modèle de contrôle d’accès à base de rôles. Les données accessibles dans les applications HUBOO sont chiffrées de bout en bout. La surveillance des serveurs est effectué par l'hébergeur 24h/24, 7j/7. La sécurité du centre de donnée est effectué par OVH Cloud situé en France et comprend les fichiers et les bases de données. Nos bases de données sont sauvegardées quotidiennement sur une durée glissante de 30 jours. L’accès, la demande de rectification, la portabilité des données et la demande d’effacement sont garanties et détaillées dans la section 18.
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